Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

Diese AGB gelten für Verträge zwischen der BelegTom OG, Sonnenhangstraße 21, 4761 Enzenkirchen, Österreich, und ihren Kunden über die Nutzung der BelegTom-Dienste. Gesellschafter sind Thomas Baumgartner und Sandra Baumgartner. Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht und Vertretungsregelung werden nach Vorliegen der endgültigen Registerdaten ergänzt.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 UGB bzw. § 1 KSchG. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen. Die Unternehmereigenschaft ist vor einem kostenpflichtigen Vertragsabschluss nachzuweisen oder ausdrücklich zu bestätigen.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsabgrenzung

BelegTom stellt eine webbasierte Software zur digitalen Erfassung und Verwaltung von Belegen bereit. Die Software kann insbesondere Dokumente empfangen und archivieren, Inhalte mittels OCR und KI extrahieren, Daten technisch strukturieren, auf formale Auffälligkeiten prüfen, Kategorien oder Zuordnungen vorschlagen und bestätigte Daten für den Export an Nutzer, Buchhalter oder Steuerberater vorbereiten. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Bestellzeitpunkt angezeigten Leistungsbeschreibung und dem gewählten Tarif.

Vertragsgegenstand ist ausschließlich die Bereitstellung und technische Unterstützung der Software. BelegTom führt für Kunden keine Geschäftsbuchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, keine Lohnverrechnung, Bilanzierung, UVA oder sonstige Abgabenerklärung durch, nimmt keine steuerliche Kontierung oder fachliche Freigabe vor und vertritt Kunden nicht gegenüber Behörden.

BelegTom erbringt keine Steuer-, Rechts-, Unternehmensberatungs- oder nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz vorbehaltene Dienstleistung. Automatisch erkannte Daten, Kategorien, Plausibilitätshinweise, Kennzahlen und KI-Ausgaben sind unverbindliche technische Vorschläge. Die endgültige Prüfung, Korrektur, Einordnung und Freigabe obliegt dem Kunden oder einem von ihm beauftragten Berufsberechtigten.

3. Test- und Entwicklungsfunktionen

Als Test, Vorschau oder „in Entwicklung“ gekennzeichnete Funktionen sind nicht Teil eines zugesicherten produktiven Leistungsumfangs. Testdaten können ausschließlich lokal auf dem verwendeten Gerät gespeichert werden und sind vom Kunden selbst zu sichern.

4. Registrierung und Vertragsschluss

Für die Nutzung ist grundsätzlich ein Kundenkonto erforderlich. Angaben müssen vollständig und richtig sein. Ein Vertrag kommt erst durch ausdrückliche Bestätigung von BelegTom oder Freischaltung des gebuchten Tarifs zustande.

Vor Abgabe einer zahlungspflichtigen Bestellung werden Tarif, Leistungsumfang, zu zahlender Endpreis, Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsbedingungen angezeigt. Eingabefehler können vor der Bestellung korrigiert werden.

5. Preise, Steuerangaben und Zahlung

Es gelten die bei Bestellung angezeigten Endpreise. Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Eine UID wird nur angegeben, wenn sie für die BelegTom-Tätigkeit tatsächlich zugeteilt wurde.

Ein ausgewiesener Einführungspreis von 50 % des Normalpreises gilt ausschließlich im ersten Vertragsjahr bei Jahresbuchung. Ab dem zweiten Vertragsjahr gilt der bei der Bestellung ausgewiesene Normalpreis. Bei monatlicher Buchung gilt von Beginn an der Normalpreis; der Tarif ist nach Maßgabe der Bestellung monatlich kündbar.

Zusatzleistungen und Mehrmengen werden nur berechnet, wenn sie vorher transparent ausgewiesen und vertraglich vereinbart wurden. Zahlungsart, Fälligkeit und Abrechnungsperiode ergeben sich aus der Bestellung. Eine Belastung erfolgt erst nach erfolgreichem Abschluss des Bestellvorgangs.

6. Laufzeit und Kündigung

Monatstarife laufen auf unbestimmte Zeit und können nach Maßgabe der Bestellung monatlich gekündigt werden. Jahrestarife haben eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten. Eine automatische Verlängerung und die dafür geltende Kündigungsfrist werden vor Vertragsschluss ausdrücklich angezeigt und bedürfen der rechtlichen Produktfreigabe.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Nach Vertragsende erhält der Kunde für einen festgelegten Zeitraum Gelegenheit zum Datenexport; Frist und Format werden in der Leistungsbeschreibung angegeben.

7. Pflichten und fachliche Verantwortung des Kunden

Der Kunde schützt Zugangsdaten, verwendet nach Möglichkeit MFA und hält Benutzer- und Unternehmensdaten aktuell. Er darf nur Daten verarbeiten, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist, und keine schädlichen, rechtswidrigen oder fremde Rechte verletzenden Inhalte hochladen.

Der Kunde bleibt allein für die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Unterlagen, deren fachliche und steuerliche Einordnung, die Prüfung und Freigabe aller Softwarevorschläge, gesetzliche Aufbewahrung sowie fristgerechte Meldungen verantwortlich. Soweit dafür Fachkenntnis oder eine Berufsberechtigung erforderlich ist, hat der Kunde einen Buchhalter, Bilanzbuchhalter oder Steuerberater beizuziehen. Wichtige Originale und Exporte sind unabhängig zu sichern.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Änderungen

BelegTom bemüht sich um einen zuverlässigen Betrieb. Kurzzeitige Einschränkungen können insbesondere durch Wartung, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen von Kommunikationsnetzen oder höhere Gewalt entstehen. Planbare wesentliche Wartungen werden nach Möglichkeit angekündigt.

Funktionen dürfen aus Sicherheits-, Rechts- oder technischen Gründen angepasst werden, sofern der vertragsgemäße Kern der Leistung erhalten bleibt. Wesentliche nachteilige Änderungen werden rechtzeitig mitgeteilt.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Informationen zur Verarbeitung eigener Kunden- und Vertragsdaten enthält die Datenschutzerklärung. Soweit BelegTom personenbezogene Daten in Belegen im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Produktivnutzung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

10. Rechte an Software und Inhalten

Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur vertragsgemäßen Nutzung der Plattform. Rechte an hochgeladenen Inhalten verbleiben beim Kunden bzw. jeweiligen Rechteinhaber. Der Kunde räumt BelegTom die für Bereitstellung, Sicherung und Verarbeitung technisch notwendigen Rechte ein.

11. Gewährleistung und Haftung

Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsbestimmungen für Unternehmer, soweit im freigegebenen Vertrag nichts Wirksames abweichend vereinbart wird. BelegTom schuldet weder die Fehlerfreiheit einer OCR- oder KI-Erkennung noch eine bestimmte steuerliche Behandlung, buchhalterische Richtigkeit oder behördliche Anerkennung von Vorschlägen und Exporten.

Softwarehinweise entbinden den Kunden nicht von seiner Kontroll- und Freigabepflicht. Eine Haftungsbegrenzung für leichte Fahrlässigkeit, Datenverlust und mittelbare Schäden wird erst nach rechtlicher Prüfung festgelegt. Unberührt bleiben gesetzlich zwingende Haftungsfälle, insbesondere bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und Personenschäden.

12. Sperre

BelegTom kann Zugänge vorübergehend sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für Missbrauch, Sicherheitsgefährdung, Rechtsverletzungen oder erheblichen Zahlungsverzug bestehen. Soweit vertretbar, wird der Kunde vorher informiert und erhält Gelegenheit zur Abhilfe.

13. Schlussbestimmungen

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss seiner Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Eine Gerichtsstandsvereinbarung für Unternehmer wird vor der rechtlichen Freigabe ergänzt. Änderungen und Nebenabreden werden in nachvollziehbarer Form dokumentiert.

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt; an ihre Stelle tritt die gesetzliche Regelung.